Guidelines 2021 – Wat is er veranderd?

Meestal wordt er in november een nieuwe versie uitgebracht van de Guidelines. Het handboek voor toepassing van het Europees octrooiverdrag (EOV). Vanwege Covid-19 liet de editie van november 2020 even op zich wachten, maar nu is hij er dan toch. Wat verandert er per 1 maart?

De drie meest opvallende veranderingen in deze nieuwe editie staan hieronder op een rij (de volledige geannoteerde tekst staat hier).

Wijzigingen in de beschrijving

Tijdens de verleningsprocedure van een Europese Octrooiaanvrage richt de discussie zich meestal vooral op de conclusies en de eventueel benodigde aanpassingen daarvan. Dit is ook logisch: het zijn de conclusies die uiteindelijk bepalen wat de beschermingsomvang is. De rest van de aanvrage, zoals de figuren en de beschrijving hiervan, dient slechts als context. De afgelopen tijd was er echter al te merken dat er steeds meer nadruk werd gelegd op het wijzigen van de beschrijving. Waar vrij beperkte veranderingen aan de beschrijving vroeger voldoende werden geacht, wordt er steeds vaker gevraagd om meer aanpassingen. De eisen voor deze aanpassingen zijn aangescherpt in de nieuwe versie van hoofdstuk F-IV, 4.3. Het gaat dan bijvoorbeeld om het verwijderen van voorbeelden die wel onder de ingediende conclusies vielen, maar niet meer onder de gewijzigde conclusies.

De door het EOB aangevoerde redenering hiervoor is dat zulke gedeeltes van de bescherming kunnen leiden tot twijfels over de beschermingsomvang, waardoor ze de conclusies indirect onduidelijk maken. Dit is natuurlijk in sommige gevallen wel zo. Tegelijkertijd kost het nauwkeurig langslopen van de beschrijving veel tijd. Ook is het lang niet altijd zo zwart/wit. Soms kan er namelijk best getwist worden over of een voorbeeld tot onduidelijkheid leidt. Dit kan ook leiden tot onwenselijke situaties, waarbij om redenen van efficiëntie misschien teveel wordt verwijderd en de beschermingsomvang onbedoeld en onnodig wordt beperkt.

Digitalisering

Ook de digitalisering van allerlei processen bij het EOB is al langer gaande. Door de huidige omstandigheden is deze ontwikkeling wel duidelijk in een stroomversnelling beland. Dit is op allerlei plekken in de Guidelines te merken.

In hoofdstuk A-VIII, 2.5 staat nu expliciet dat nieuwe documenten tijdens telefonisch overleg of zittingen (die in deze tijd vrijwel allemaal via Skype of Zoom plaatsvinden) per e-mail ingediend mogen worden.

Hoofdstuk C-VII 2, dat gaat over overleg tussen de onderzoeker van het EOB en de gemachtigde tijdens de procedure, is voor een groot deel herschreven. Het beschrijft nu dat video-conferencing ook gebruikt mag worden.. Ook valt op te maken uit dit hoofdstuk dat het EOB dit soort overleg wil stimuleren, ook in gevallen bijvoorbeeld waar er onduidelijkheid is over de schriftelijke communicatie.

Opvallend is dat expliciet is opgenomen in hoofdstuk D-VI, 3.2 dat, mits beide partijen hiermee akkoord gaan, oppositiezittingen per video-conferencing kunnen plaatsvinden. Op dit moment is het zo dat alle oppositiezittingen tot ten minste september 2021 via video-conferencing plaatsvinden. En dat ongeacht wat de partijen vinden (een beslissing die niet overal even populair was). Maar deze aanpassing duidt erop dat het EOB de mogelijkheid wil blijven aanbieden, ook wanneer dit vanwege de omstandigheden niet meer nodig is.

Ten slotte is in het algemene hoofdstuk over ‘Oral Proceedings’, E-III, van alles toegevoegd en uitgewerkt over de praktische kanten van video-zittingen. Hier valt ook een verschuiving op: pre-Corona kon een zitting meestal wel via video-conferencing op verzoek, maar was een fysieke zitting nog steeds de standaard. In E-III, 1 staat nu dat ook in de toekomst (dus ook na Corona) een zitting bij het EOB het uitzonderingsgeval zal worden en dat een aanvrager goede redenen moet hebben (dus niet ‘non-availability of video-conferencing equipment’) om langs te mogen komen op het kantoor van het EOB.

Genderneutraal

In eerdere versies van de Guidelines was ‘the applicant’ altijd een ‘he’. In de meest recente editie is gekozen voor een gender-neutralere formulering. Een gender-neutraal voornaamwoord gebruiken was waarschijnlijk een brug te ver (en potentieel ingewikkeld omdat er ook altijd parallelle versies bestaan in het Frans en Duits). De oplossing? De Guidelines hebben het nu consequent over ‘the applicants’, meervoud, zodat het ‘gewone’ meervoudige they kan worden gebruikt. Ook is het woord ‘chairman’ veranderd in ‘chair’.

Voor de inhoudelijke behandeling van aanvragen heeft deze wijziging natuurlijk geen consequenties. Maar het is, naast de digitalisering, nog een teken dat het EOB mee wil gaan met de tijd. Het regelmatig bijwerken va de Guidelines is hierin nuttig middel en wij houden het allemaal natuurlijk scherp voor u in de gaten.